In het kader van 'De Trainer op 1' gaan we met Jeugdsportnet Zuiderkempen in de periode 2023-2026, mede dankij de steun van Sport Vlaanderen en vele andere partners, op zoek naar manieren om nieuwe trainers te rekruteren, de huidige trainers langer te behouden, het aantal exit-trainers te beperken en ex-trainers de reïntegreren. We geven onszelf de ruimte om slimme experimenten op te zetten.

 

Bij elk overleg met de clubs ben ik bijzonder benieuwd naar wat er zal gezegd worden. Voor een groot gedeelte kan ik het wel inschatten op basis van de werking van de afgelopen jaren en toch zijn er altijd weer verrassingen. Vaak zijn het leuke verrassingen, soms valt het tegen, wel steeds bekeken in het kader van verder evolueren naar een clubwerking die bestand is tegen de hedendaagse uitdagingen bij het vinden en behouden van jeugdtrainers.  

Graag deel ik enkele inzichten van het overleg van deze voormiddag met de jeugdverantwoordelijken van de clubs betrokken bij 'Jeugdvolleybal Zuiderkempen'.

  • 2 jaar geleden ging het over 'Hoe kunnen we voldoende trainers vinden?' Vandaag gaat het over 'Hoe kunnen we de organisatie van trainers en coaches in goede banen leiden?' Dit betekent dat de clubs de stap hebben gezet naar voldoende trainers en coaches. Clubs geven inderdaad aan om tijdig en voldoende trainers voor het volgend seizoen te hebben. Concreet spreken we hier voor grote clubs over minstens een 40-tal trainers. 
  • Clubmensen geven aan dat ze het fijn vinden om informatie te delen en zo te leren van elkaar. Daarom lijkt het meer dan zinvol om de werking van 'Jeugdvolleybal Zuiderkempen' te blijven verder zetten. Het jaarlijks ritme van 2 overlegmomenten met de sportief verantwoordelijken aangevuld met 2 overlegmoment (denk- en beslisdagen) voor hoofdbesturen is haalbaar. Tussendoor zijn er gezamenlijke acties zoals bv. de organisatie van officiële opleidingen, de gezamenlijke startdag van het nieuwe seizoen, ... . 
  • De uitdagingen voor sportclubs worden groter en groter. Vanuit de federatie wordt de druk opgevoerd (bv. leveren van refs, leveren van markeerders, ...), het verwachtingspatroon van ouders stijgt (de kwaliteitseisen op organisatie, aanbod, ... is vaak zeer hoog), trainers willen zich nog wel engageren maar dan ook op hun voorwaarden (o.a. betreffende tijdsinvulling, financiële vergoeding, de duurtijd van het engagement...), de lokale overheid voorziet in accommodatie en vraagt een aantal maatschappelijke inspanningen (iedereen moet lid kunnen worden, ...), vrijwilligers stellen hun eisen, ... . Respect voor het feit dat clubs op dit moment stand houden.
  • In enkele clubs (niet-volleybal) zie ik dat er jonge (jonger dan 30 jaar) voorzitters zijn. Dit is een positieve tendens. Wel is het zo dat zij deze zware rol enkele jaren (gemiddeld 3,4, 5 jaar) kunnen volhouden. Dit is een trendbreuk met het verleden waar voorzitters vaak deze functie voor vele jaren uitvoeren. De uitdaging is wel dat men de stabiliteit en rust kan blijven behouden. Ik ben ervan overtuigd dat dit kan lukken. 

   

In de meeste clubs zijn er een handvol mensen die het grootste gedeelte van de clubwerking dragen en dan gaat het over trainingen en wedstrijden coachen, fluiten, papierwerk, financiën in orde houden, ... .  

Ik ben bijzonder benieuwd naar de manier waarop we met de clubs kunnen overschakelen naar een werking waarbij vele verschillende mensen 1 of 2 deeltaken op zich nemen. Deze werking verspreidt/verlicht  de druk en heeft daardoor het potentieel om meer stabiel te zijn. Bij NRG VC Geel heeft men een 10-tal jaren geleden besloten/de beleidskeuze gemaakt om over te schakelen naar deze manier van denken en doen. Anno 2024 zijn er bij NRG VC Geel vele volwassenen die voor meerdere jaren een bepaalde deeltaak op zich nemen en daar ook de volle verantwoordelijkheid voor dragen. Als deze mensen allemaal tot het jeugdbestuur behoren kan men stellen dat men beschikt over een uitgebreid jeugdbestuur. Verder is er ook een dagelijks bestuur met een handvol mensen die beleidskeuzes maken.   

Enkele vragen zijn

  • Over welke bestuurlijke taken gaat het dan?
  • Hoe kunnen we deze mensen die allen een deeltaak doen het best vinden? En wie doet dit het best? En hoe doet men dat het best?
  • Hoe kan men het best zorgen voor continuïteit als mensen stoppen? Hoe geeft men door?
  • Hoe kan men best deze mensen binden in een warme community?
  • Hoe kan men als club zichzelf ademruimte geven en klaar zijn voor nieuwe en nog meer taken?
  • Hoe kan men structureren? En wat is overstructureren?
  • Hoe kan men jongeren stap voor stap klaarmaken om een taak op zich te nemen?
  • Als men een professionele medewerker zou inzetten, voor welke rol zou dit dan het best zijn?

We gaan weer ten rade bij Chat GPT.

De dagelijkse werking van sportverenigingen met jeugdwerking staat onder druk. Hoe kan zo'n sportvereniging overschakelen van een bestuur van een handvol mensen die allen vele taken op zich nemen naar een bestuur met vele verschillende mensen die allen 1 of 2 taken/verantwoordelijkheden op zich nemen?  

Het overstappen van een "allesdoener"-bestuur naar een breder gedragen model met veel verschillende mensen die elk specifieke taken uitvoeren, vereist een strategische aanpak. Hieronder volgen enkele stappen om zo'n transitie te faciliteren:

1. Analyse en planning

  • Inventariseer de huidige taken: Maak een overzicht van alle taken binnen de vereniging. Denk aan administratie, communicatie, sponsoring, evenementenorganisatie, materiaalbeheer, enz.
  • Identificeer knelpunten: Bekijk welke taken nu overbelastend zijn en waarom bepaalde taken niet of onvoldoende worden opgepakt.
  • Bepaal prioriteiten: Focus eerst op essentiële en zwaar belaste taken om mee te starten.

2. Taken opsplitsen in kleine verantwoordelijkheden

  • Maak duidelijke taakomschrijvingen: Beschrijf wat elke taak inhoudt, hoeveel tijd het kost, en welke vaardigheden nodig zijn.
  • Vermijd overlap: Zorg ervoor dat iedereen zijn/haar verantwoordelijkheid begrijpt en er geen dubbel werk ontstaat.
  • Kleine, behapbare taken: Zorg ervoor dat taken klein genoeg zijn om aantrekkelijk te zijn voor vrijwilligers.

3. Werving van nieuwe bestuursleden en vrijwilligers

  • Doe een gerichte oproep: Richt je oproepen op specifieke taken. Bijvoorbeeld: "We zoeken iemand voor de communicatie van onze social media, 2 uur per week."
  • Benut netwerken: Vraag leden, ouders, en sympathisanten om mee te helpen. Vaak hebben ouders van jeugdleden specifieke expertise (bv. IT, marketing, administratie) die nuttig kan zijn.
  • Organiseer infosessies: Leg uit wat de visie en missie van de vereniging zijn en welke rollen nodig zijn. Dit helpt potentiële vrijwilligers zich betrokken te voelen.

4. Cultuurverandering binnen de vereniging

  • Communiceer het belang van samenwerking: Maak duidelijk waarom het verdelen van verantwoordelijkheden noodzakelijk is voor de toekomst van de vereniging.
  • Promoot betrokkenheid: Stimuleer leden en ouders om bij te dragen aan de werking van de club, bijvoorbeeld door te benadrukken dat een goed draaiende club ook hun kinderen ten goede komt.
  • Waardeer vrijwilligers: Zorg voor erkenning, bijvoorbeeld via bedankmomenten, nieuwsbrieven, of kleine attenties.

5. Ondersteuning en begeleiding

  • Creëer een back-up systeem: Zorg dat taken niet afhangen van één persoon door een back-up of een handleiding aan te bieden.
  • Opleiding en ondersteuning: Bied workshops of begeleiding aan nieuwe vrijwilligers aan, bijvoorbeeld in administratieve systemen, sponsorwerving, of communicatie.
  • Blijf opvolgen: Plan regelmatig overleg om te checken of iedereen tevreden is met zijn/haar rol en of de taakverdeling werkt.

6. Formele aanpassingen in de structuur

  • Aanpassen van statuten en reglementen: Zorg dat de verdeling van verantwoordelijkheden duidelijk in de structuur van de vereniging wordt vastgelegd.
  • Creëer werkgroepen: Organiseer kleinere teams rond specifieke thema's, zoals communicatie, financiën, evenementen, enz. Deze teams rapporteren aan het bestuur.

7. Blijf evalueren en bijsturen

  • Regelmatige feedback: Vraag bestuursleden en vrijwilligers hoe ze hun rol ervaren en pas de taakverdeling indien nodig aan.
  • Monitor resultaten: Houd bij of de veranderingen een positieve impact hebben op de werkdruk, de betrokkenheid, en het succes van de vereniging.

Tip: Het kan nuttig zijn om een extern adviesbureau of vrijwilligersorganisatie in te schakelen om begeleiding te krijgen bij dit proces. Vaak hebben zij ervaring met soortgelijke transities en kunnen zij praktische tools en ondersteuning bieden.

 

Hoe kunnen we in een sportverengiging waarbij bestuurstaken door vele verschilende mensen wordt gedragen deze mensen die allen een deeltaak doen het best vinden? En wie kan dit het best doen?

Het vinden van geschikte vrijwilligers die specifieke deeltaken willen opnemen binnen een sportvereniging vereist een gerichte aanpak. Belangrijk is om mensen te benaderen op een manier die hen motiveert, hun vaardigheden aanspreekt, en hen helpt inzien hoe hun bijdrage een verschil maakt. Hier zijn concrete stappen en tips:

1. Bronnen voor vrijwilligers

  1. Ouders en familieleden van leden:
    • Veel ouders zijn bereid bij te dragen, vooral als ze zien dat dit hun kinderen direct helpt.
    • Organiseer een "ouderavond" waarin taken worden toegelicht en interesse wordt gepolst.
  2. Leden zelf:
    • Oudere jeugdleden of seniorleden kunnen vaak kleinere organisatorische taken opnemen.
    • Introduceer een "jeugdraad" of mentorschapsprogramma om jongeren te betrekken.
  3. Lokale gemeenschap:
    • Richt je op sympathisanten van de club of buurtbewoners die affiniteit hebben met de club.
  4. Professionals binnen de club:
    • Vraag mensen met relevante ervaring (bijvoorbeeld accountants voor financiën, marketeers voor promotie).

2. Gerichte wervingsstrategie

  1. Specificiteit is cruciaal:
    • Maak taken aantrekkelijk door ze concreet en behapbaar te omschrijven.
    • Voorbeeld: “We zoeken een vrijwilliger om 2 uur per maand onze nieuwsbrief te maken” klinkt minder overweldigend dan “We zoeken een communicatiemedewerker.”
  2. Persoonlijke benadering:
    • Mensen voelen zich vaker aangesproken als ze persoonlijk gevraagd worden. Laat een betrokken bestuurslid of trainer iemand individueel benaderen.
  3. Sociale kanalen:
    • Gebruik sociale media, nieuwsbrieven, en clubbijeenkomsten om specifieke vacatures zichtbaar te maken.
  4. Evenementen:
    • Organiseer laagdrempelige bijeenkomsten, zoals een vrijwilligerscafé of kennismakingsmoment, waar mensen kunnen ontdekken hoe ze kunnen bijdragen.
  5. Stel een lijst van taken op:
    • Laat geïnteresseerden zelf kiezen welke taak hen aanspreekt. Dit geeft hen controle en een gevoel van autonomie.

3. Wie moet vrijwilligers zoeken?

  1. Vrijwilligerscoördinator:
    • Een specifieke coördinator kan verantwoordelijk zijn voor het werven en ondersteunen van vrijwilligers. Deze persoon moet goed communiceren en mensen enthousiasmeren.
  2. Bestuursleden:
    • Zij hebben vaak het beste overzicht van de noden van de vereniging en een breed netwerk.
  3. Trainers en teambegeleiders:
    • Trainers hebben direct contact met ouders en leden en kunnen hen gemakkelijk aanspreken.
  4. Leden en ambassadeurs:
    • Vraag huidige vrijwilligers en leden om actief nieuwe mensen aan te dragen. Mensen stappen vaak sneller in als ze door een bekende gevraagd worden.

4. Motivatie en betrokkenheid vergroten

  1. Maak het persoonlijk aantrekkelijk:
    • Bied voordelen, zoals gratis toegang tot clubactiviteiten, trainingen, of kortingen op lidgeld.
    • Toon waardering via bedankjes, vrijwilligersfeestjes, of een klein cadeau.
  2. Focus op intrinsieke motivatie:
    • Mensen doen vrijwilligerswerk vaak omdat ze iets willen bijdragen aan hun gemeenschap of sport. Laat zien wat hun inzet mogelijk maakt.
  3. Zorg voor duidelijke begeleiding:
    • Mensen zijn sneller bereid een taak op zich te nemen als ze weten wat er verwacht wordt en als ze training of ondersteuning krijgen.

5. Creëer een cultuur van vrijwillige inzet

  1. Bouw aan een positieve sfeer:
    • Zorg dat vrijwilligers zich welkom voelen en dat er een gevoel van samenwerking heerst.
  2. Promoot de waarde van vrijwilligerswerk:
    • Communiceer zichtbaar wat vrijwilligers bereiken. Bijvoorbeeld: “Dankzij onze vrijwilligers hebben we dit seizoen 10 evenementen georganiseerd!”
  3. Kleine stappen:
    • Begin met kleine, eenmalige taken. Dit verlaagt de drempel om te starten.

6. Voorbeelden van praktische acties

  • Vrijwilligersmarkt: Organiseer een evenement waar ouders en leden taken kunnen leren kennen en zich direct kunnen aanmelden.
  • Wervingscampagne: Zet een ludieke campagne op binnen de club, bijvoorbeeld via posters en video's met slogans zoals "Iedereen kan iets doen!".
  • Buddy-systeem: Nieuwe vrijwilligers werken samen met ervaren vrijwilligers om te leren en vertrouwen te winnen.

Met een combinatie van een goed doordachte wervingsstrategie, een betrokken vrijwilligerscoördinator, en een ondersteunende cultuur kan de vereniging succesvol nieuwe mensen vinden om de taken te verdelen.

 

Naast een beperkte afgebakende taak is ook een beperkt afgebakend mandaat in tijd een kenmerk van vrijwilligerswerk anno 2024. Wat is de optimale duur van een mandaat in de moderne samenleving?

Algemene aanbevelingen voor de duur van een mandaat

  1. Standaardduur: 1 tot 3 jaar

    • 1 jaar: Geschikt voor functies of taken die weinig inwerktijd vereisen en waarin snel resultaten worden geboekt (bijvoorbeeld coördinatie van een evenement, communicatiebeheer).
    • 2 tot 3 jaar: Geschikt voor bestuursfuncties of complexe taken waarbij continuïteit belangrijk is en ervaring van de vrijwilliger waarde toevoegt.
    • Flexibiliteit: De optie tot verlenging op vrijwillige basis geeft zowel de vrijwilliger als de vereniging flexibiliteit.

  2. Kortere mandaten voor projectmatig werk:

    • 6 maanden tot 1 jaar: Ideaal voor taken met een duidelijk begin en einde, zoals de organisatie van een toernooi, fondsenwerving, of het vernieuwen van de website.

  3. Ad-hoc taken:

    • Enkele weken tot maanden: Voor taken met eenmalige of korte looptijd, zoals een vrijwilligersshift bij een event of een specifieke actie zoals het inventariseren van materiaal.

Voordelen van beperkte mandaatduur

  1. Vermindert drempelvrees:
    • Potentiële vrijwilligers zijn eerder geneigd zich aan te melden als ze weten dat hun engagement niet eindeloos is.
  2. Stimuleert frisse ideeën:
    • Regelmatige wisseling van vrijwilligers voorkomt vastgeroeste structuren en introduceert nieuwe perspectieven.
  3. Flexibiliteit voor vrijwilligers:
    • Mensen met een drukke agenda voelen zich vrijer om zich tijdelijk te engageren.
  4. Vermindert uitval door overbelasting:
    • Een duidelijk einde van het mandaat voorkomt dat vrijwilligers zich vastgeklampt voelen aan een taak.

Hoe bepaal je de optimale duur in jouw vereniging?

  1. Evalueer de aard van de taak:
    • Complexiteit: Voor taken die langere inwerktijd of ervaring vereisen, zijn langere mandaten wenselijk (2-3 jaar).
    • Belang van continuïteit: Voor kernfuncties binnen het bestuur of jeugdwerking is stabiliteit essentieel.
  2. Hou rekening met de vrijwilliger:
    • Bespreek bij aanmelding de tijdsbesteding en gewenste termijn. Zo voelt de vrijwilliger zich gehoord.
  3. Flexibiliteit in verlenging:
    • Na afloop van het mandaat kan de vrijwilliger beslissen of hij/zij een nieuwe termijn wil aanvaarden of een andere rol wil opnemen.

Praktische tips voor implementatie

  1. Creëer duidelijke termijnen in statuten en beleid:
    • Leg een standaard mandaatperiode vast, bijvoorbeeld “bestuursmandaten duren 2 jaar, met mogelijkheid tot hernieuwing.”
  2. Evalueer en plan opvolging:
    • Plan een evaluatiegesprek aan het einde van de termijn en begin tijdig met het zoeken naar een opvolger.
  3. Communiceer openlijk:
    • Benoem de duur van mandaten duidelijk in vacatures en bij de aanwerving van vrijwilligers.
  4. Roteer taken binnen een mandaat:
    • Bij langere mandaten kan een tussentijdse rotatie van taken zorgen voor variatie en motivatie.

Aanbevolen mandaatduur per rol

Rol Aanbevolen duur
Voorzitter/penningmeester 2-3 jaar
Vrijwilliger evenementen 6-12 maanden
Jeugdcoördinator 2 jaar
Bestuurslid algemeen 2-3 jaar
Ad-hoc vrijwilliger Per project
Trainer of coach 1 seizoen (1 jaar)

De sleutel is een balans tussen continuïteit en flexibiliteit. Zorg dat vrijwilligers zich gesteund voelen en bied hen de ruimte om zich bij te dragen zonder overbelasting.

 

Het organiseren/runnen van de dagelijkse werking van een vereniging en meer specifieke de vrijwilligers die allen een deeltaak doen gedurende een bepaalde duur, vergt extra inspanningen. Wie in de vereniging kan het best dit proces leiden/begeleiden? Is dit 1 persoon of kan dit ook een groep vrijwilligers zijn? Waar in de vereniging kan dit proces het best begeleid worden? Kan dit gebeuren door vrijwilligers? Zo ja, door wie specifiek?  

Het organiseren en begeleiden van vrijwilligers die specifieke deeltaken uitvoeren voor een beperkte duur is een cruciale, maar complexe taak. Dit proces kan zowel door één persoon als door een kleine groep vrijwilligers worden geleid, afhankelijk van de grootte en structuur van de vereniging. Hier zijn enkele aanbevelingen:

1. Wie kan het proces leiden/begeleiden?

Optie 1: Vrijwilligerscoördinator (individuele aanpak)

  • Taken:
    • Centrale aanspreekpunt voor alle vrijwilligers.
    • Coördineert de verdeling van deeltaken.
    • Begeleidt vrijwilligers tijdens hun mandaat en biedt ondersteuning.
    • Zorgt voor opvolging en evaluatie.
  • Profiel:
    • Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
    • Een verbindende persoonlijkheid die mensen kan motiveren.
    • Bij voorkeur een vrijwilliger met ervaring binnen de vereniging.
  • Voordeel:
    • Eén aanspreekpunt voorkomt verwarring en zorgt voor consistentie.
  • Nadeel:
    • De werkdruk kan hoog zijn als de vereniging groot is.

Optie 2: Vrijwilligersteam (teamgerichte aanpak)

  • Samenstelling:
    • 3-5 vrijwilligers met duidelijke rollen (bijvoorbeeld: een wervingscoördinator, een begeleider voor nieuwe vrijwilligers, een contactpersoon voor specifieke groepen).
    • Teamleden hebben elk een beperkt takenpakket.
  • Takenverdeling:
    • Samen beheren ze de planning, begeleiding, en ondersteuning van vrijwilligers.
    • Ze rapporteren gezamenlijk aan het bestuur.
  • Voordeel:
    • Verdeling van verantwoordelijkheden vermindert de werkdruk.
    • Meer expertise en ideeën door samenwerking.
  • Nadeel:
    • Vereist duidelijke afspraken en goede communicatie tussen teamleden.

2. Waar in de vereniging kan dit proces het best begeleid worden?

  • Centrale positie binnen het bestuur:
    • Het coördineren van vrijwilligers is een kerntaak die best formeel wordt verankerd binnen de bestuursstructuur.
    • Voor kleine verenigingen kan dit een aparte functie zijn binnen het bestuur, bijvoorbeeld "bestuurslid vrijwilligerscoördinatie."
  • Afzonderlijke werkgroep:
    • Bij grotere verenigingen kan een werkgroep of commissie voor vrijwilligersbeheer worden opgericht.
    • Deze werkgroep staat naast het bestuur en werkt nauw samen met de verschillende afdelingen (zoals sporttechnische of financiële commissies).

3. Kan dit door vrijwilligers gebeuren?

Ja, vrijwilligers kunnen dit proces uitstekend begeleiden, mits ze de juiste ondersteuning krijgen. Enkele mogelijke profielen:

Ervaren vrijwilligers:

  • Mensen die al lang betrokken zijn bij de vereniging en het overzicht hebben van hoe de club werkt.
  • Ze kennen de cultuur en behoeften van de vereniging en kunnen nieuwe vrijwilligers goed begeleiden.

Ouders van leden:

  • Ouders van jeugdleden zijn vaak bereid om tijdelijke functies op zich te nemen, bijvoorbeeld in een ondersteunende rol.

Oud-bestuursleden:

  • Oud-bestuursleden die zich willen blijven inzetten, maar minder intensief dan een voltijds bestuursfunctie, kunnen waardevol zijn in een coördinerende rol.

Jongere vrijwilligers:

  • Jongeren die recent gestopt zijn als actief lid kunnen zich inzetten in kleinere coördinerende rollen (bijvoorbeeld het organiseren van vrijwilligersbijeenkomsten).

4. Hoe ondersteun je vrijwilligers die het proces begeleiden?

  • Training:
    • Zorg voor basistraining in vrijwilligersmanagement (bijvoorbeeld time management, conflictbeheersing, communicatie).
  • Digitale tools:
    • Gebruik hulpmiddelen zoals Excel, Google Sheets, of specifieke vrijwilligersapps (bv. TeamSnap of Club-assistent).
  • Erkenning:
    • Zorg dat vrijwilligers die deze cruciale rol vervullen waardering krijgen, bijvoorbeeld via een jaarlijks bedankmoment of kleine attentie.
  • Ondersteuning vanuit bestuur:
    • Het bestuur moet duidelijke lijnen uitzetten en altijd bereikbaar zijn voor deze coördinatoren.

5. Belang van evaluatie en samenwerking

  • Regelmatig overleg:
    • Plan periodieke evaluatiemomenten tussen het bestuur, coördinatoren en vrijwilligers om de werking bij te sturen.
  • Feedbackrondes:
    • Vraag vrijwilligers hoe zij het proces ervaren en pas begeleiding of structuren aan indien nodig.
  • Flexibiliteit:
    • Laat ruimte voor aanpassingen, zoals het opsplitsen van taken of het toevoegen van extra ondersteuning wanneer nodig.

Kortom, het proces kan zowel door één persoon (vrijwilligerscoördinator) als door een kleine groep vrijwilligers worden geleid, afhankelijk van de behoeften van de vereniging. Cruciaal is dat het goed verankerd wordt binnen de structuur, ondersteund door het bestuur, en dat er duidelijke afspraken en opvolging plaatsvinden.

 

Hier is een concreet stappenplan voor het opzetten en runnen van een vrijwilligersteam in een sportvereniging. Dit team coördineert alle aspecten van vrijwilligerswerk, van werving tot begeleiding en opvolging.

Stap 1: Samenstelling van het vrijwilligersteam

  1. Bepaal de grootte van het team:
    • Een team van 3 tot 5 personen is ideaal, afhankelijk van de grootte van de vereniging.
  2. Selecteer geschikte teamleden:
    • Kies mensen met verschillende achtergronden en vaardigheden (bijvoorbeeld communicatie, planning, begeleiding).
    • Vraag ervaren vrijwilligers, ouders, of leden die betrokken zijn bij de club.
  3. Stel duidelijke rollen en verantwoordelijkheden in:
    • Voorzitter/Coördinator: Overziet de werking van het team en is aanspreekpunt voor het bestuur.
    • Wervingsverantwoordelijke: Zoekt en benadert nieuwe vrijwilligers.
    • Begeleider/Opleider: Ondersteunt en begeleidt vrijwilligers in hun taken.
    • Administratieve kracht: Houdt lijsten bij van vrijwilligers en taken.

Stap 2: Opstellen van een vrijwilligersplan

  1. Inventariseer de noden:
    • Maak een overzicht van alle taken binnen de vereniging die vrijwilligers kunnen uitvoeren.
  2. Verdeel taken in deeltaken:
    • Breek grote taken op in kleinere, behapbare deeltaken met een duidelijke tijdsinvestering.
  3. Bepaal de tijdsduur per taak:
    • Stel een maximaal mandaat in, bijvoorbeeld 1 jaar, met een optie voor verlenging.
  4. Stel prioriteiten:
    • Identificeer de meest urgente en belangrijke taken.

Stap 3: Werving van vrijwilligers

  1. Maak een wervingsplan:
    • Gebruik sociale media, nieuwsbrieven, clubbijeenkomsten, en persoonlijke benaderingen.
  2. Creëer aantrekkelijke taakomschrijvingen:
    • Beschrijf duidelijk wat een taak inhoudt, hoeveel tijd het kost, en wat het oplevert voor de vrijwilliger.
  3. Organiseer een vrijwilligersavond:
    • Presenteer het plan aan ouders, leden, en sympathisanten. Laat hen zich inschrijven voor specifieke taken.
  4. Gebruik persoonlijke benaderingen:
    • Vraag mensen persoonlijk om een taak op zich te nemen. Mensen zeggen sneller “ja” als ze zich aangesproken voelen.

Stap 4: Begeleiding en ondersteuning

  1. Onboarding nieuwe vrijwilligers:
    • Geef een korte introductie over de vereniging en hun specifieke taak.
    • Zorg dat ze weten bij wie ze terecht kunnen voor vragen.
  2. Bied trainingen aan:
    • Organiseer workshops of trainingen voor vrijwilligers, indien nodig.
  3. Stel een buddy-systeem in:
    • Koppel nieuwe vrijwilligers aan ervaren krachten voor ondersteuning.
  4. Gebruik digitale hulpmiddelen:
    • Gebruik tools zoals Google Sheets, Trello of Club-assistent om overzicht te houden over wie wat doet.

Stap 5: Opvolging en evaluatie

  1. Regelmatig contact:
    • Houd contact met vrijwilligers via vergaderingen, telefoontjes, of e-mails. Vraag of ze hulp nodig hebben of tegen problemen aanlopen.
  2. Tussentijdse evaluatie:
    • Plan halverwege de mandaatperiode een evaluatiegesprek om te bespreken hoe het gaat.
  3. Plan opvolging:
    • Begin tijdig met het zoeken van nieuwe vrijwilligers voor taken die aflopen.

Stap 6: Waardering van vrijwilligers

  1. Bedankmomenten:
    • Organiseer een jaarlijks vrijwilligersfeest of bedankavond.
  2. Kleine attenties:
    • Geef vrijwilligers een kleine attentie, zoals een cadeaubon of een bedankkaartje.
  3. Zet vrijwilligers in de kijker:
    • Benoem vrijwilligers in de nieuwsbrief of op sociale media om hen te erkennen.

Stap 7: Jaarlijkse evaluatie van het team

  1. Reflecteer op de werking:
    • Evalueer jaarlijks de werking van het vrijwilligersteam en pas deze aan waar nodig.
  2. Vraag feedback:
    • Verzamel feedback van vrijwilligers en het bestuur om het proces te verbeteren.
  3. Herzie de samenstelling:
    • Kijk of er behoefte is aan nieuwe teamleden of een herschikking van rollen.

Met dit stappenplan kun je een effectief vrijwilligersteam opzetten dat de dagelijkse werking van de vereniging ontlast en een goede begeleiding biedt aan alle vrijwilligers.

 

Hoe kan men het best zorgen voor continuïteit als vrijwilligers stoppen met een specifieke vrijwilligerstaak ? Hoe geeft men het best door aan de volgende vrijwilliger?

Het waarborgen van continuïteit bij het wisselen van vrijwilligers is cruciaal om te voorkomen dat kennis en ervaring verloren gaan en om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hier zijn praktische stappen om dat te realiseren:

1. Documentatie: Zorg voor een duidelijke overdracht

  • Taakhandleidingen:
    • Maak een standaardhandleiding voor elke vrijwilligerstaak. Deze bevat:
      • Beschrijving van de taak: Wat houdt de taak in?
      • Tijdsinvestering: Hoeveel tijd kost de taak gemiddeld?
      • Belangrijke contactpersonen: Met wie werkt de vrijwilliger samen?
      • Overzicht van processen: Hoe wordt de taak uitgevoerd (stappenplan)?
      • Gebruik van tools: Informatie over gebruikte software, documenten, of systemen.
    • Update deze handleidingen jaarlijks.
  • Gebruik checklists:
    • Maak een checklist van zaken die tijdens de overdracht besproken moeten worden.

2. Overdrachtsgesprek: Faciliteer persoonlijk contact

  • Organiseer een direct overleg:
    • Laat de vertrekkende vrijwilliger de taak en werkwijze persoonlijk uitleggen aan de opvolger.
    • Bespreek uitdagingen, handige tips, en mogelijke valkuilen.
  • Plan overlap:
    • Als mogelijk, laat de oude en nieuwe vrijwilliger een korte periode samenwerken om kennis over te dragen.

3. Gebruik digitale tools

  • Centraal opslagpunt:
    • Bewaar alle relevante documenten, handleidingen, en contactgegevens in een gedeelde digitale omgeving zoals:
      • Google Drive
      • Microsoft Teams
      • Clubspecifieke software (bv. Club-assistent)
  • Gebruik een logboek:
    • Houd een logboek bij waarin belangrijke afspraken, ervaringen, en gebeurtenissen worden vastgelegd. Dit kan eenvoudig digitaal of via een gedeeld document.

4. Begeleiding van de nieuwe vrijwilliger

  • Wijs een mentor toe:
    • Koppel de nieuwe vrijwilliger tijdelijk aan een ervaren teamlid of andere vrijwilliger voor ondersteuning.
  • Training en inwerken:
    • Bied een korte training of introductie aan over de taak.
    • Geef voorbeelden of sjablonen die gebruikt kunnen worden.

5. Zorg voor continuïteit binnen het vrijwilligersteam

  • Teamoverleg:
    • Laat het vrijwilligersteam regelmatig samenkomen om taken en kennis te delen. Hierdoor is de taak minder afhankelijk van één persoon.
  • Back-up systeem:
    • Zorg dat minstens één andere vrijwilliger de taak ook kan uitvoeren als noodoplossing bij uitval.
  • Roterend systeem:
    • Laat vrijwilligersrollen op natuurlijke momenten rouleren, bijvoorbeeld jaarlijks of na een project.

6. Waardeer vertrekkende vrijwilligers

  • Officiële afsluiting:
    • Organiseer een bedankmoment voor de vertrekkende vrijwilliger. Dit motiveert hen om een goede overdracht te doen en stimuleert anderen om een rol op zich te nemen.
  • Feedback vragen:
    • Vraag de vertrekkende vrijwilliger wat beter kan binnen de taak en in de ondersteuning. Gebruik dit om processen te verbeteren.

7. Structurele aanpak binnen de vereniging

  • Vrijwilligersbeleid:
    • Neem duidelijke richtlijnen op over overdrachten in het vrijwilligersbeleid.
  • Vaste mandaten en opvolgingsmomenten:
    • Zorg dat mandaten eindigen met een evaluatie en geplande overdracht.
  • Overdrachtsverantwoordelijke:
    • Stel binnen het vrijwilligersteam iemand aan die zorgt dat overdrachten vlot verlopen.

Voorbeeld van een overdrachtsproces

  1. Voor vertrek van de vrijwilliger:
    • Documentatie updaten.
    • Overdrachtsgesprek plannen.
    • Nieuwe vrijwilliger werven.
  2. Tijdens de overdracht:
    • Persoonlijk overleg.
    • Logboek en handleiding doorgeven.
    • Toegang tot tools en documenten regelen.
  3. Na de overdracht:
    • Nieuwe vrijwilliger evalueren en ondersteunen.
    • Feedback van de nieuwe vrijwilliger verzamelen over de taak en het overdrachtsproces.

Met deze aanpak wordt continuïteit gewaarborgd en kunnen nieuwe vrijwilligers soepel starten

 

Het waarborgen van continuïteit bij het wisselen van vrijwilligers is cruciaal om te voorkomen dat kennis en ervaring verloren gaan en om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen. Hier zijn praktische stappen om dat te realiseren:

1. Documentatie: Zorg voor een duidelijke overdracht

  • Taakhandleidingen:
    • Maak een standaardhandleiding voor elke vrijwilligerstaak. Deze bevat:
      • Beschrijving van de taak: Wat houdt de taak in?
      • Tijdsinvestering: Hoeveel tijd kost de taak gemiddeld?
      • Belangrijke contactpersonen: Met wie werkt de vrijwilliger samen?
      • Overzicht van processen: Hoe wordt de taak uitgevoerd (stappenplan)?
      • Gebruik van tools: Informatie over gebruikte software, documenten, of systemen.
    • Update deze handleidingen jaarlijks.
  • Gebruik checklists:
    • Maak een checklist van zaken die tijdens de overdracht besproken moeten worden.

2. Overdrachtsgesprek: Faciliteer persoonlijk contact

  • Organiseer een direct overleg:
    • Laat de vertrekkende vrijwilliger de taak en werkwijze persoonlijk uitleggen aan de opvolger.
    • Bespreek uitdagingen, handige tips, en mogelijke valkuilen.
  • Plan overlap:
    • Als mogelijk, laat de oude en nieuwe vrijwilliger een korte periode samenwerken om kennis over te dragen.

3. Gebruik digitale tools

  • Centraal opslagpunt:
    • Bewaar alle relevante documenten, handleidingen, en contactgegevens in een gedeelde digitale omgeving zoals:
      • Google Drive
      • Microsoft Teams
      • Clubspecifieke software (bv. Club-assistent)
  • Gebruik een logboek:
    • Houd een logboek bij waarin belangrijke afspraken, ervaringen, en gebeurtenissen worden vastgelegd. Dit kan eenvoudig digitaal of via een gedeeld document.

4. Begeleiding van de nieuwe vrijwilliger

  • Wijs een mentor toe:
    • Koppel de nieuwe vrijwilliger tijdelijk aan een ervaren teamlid of andere vrijwilliger voor ondersteuning.
  • Training en inwerken:
    • Bied een korte training of introductie aan over de taak.
    • Geef voorbeelden of sjablonen die gebruikt kunnen worden.

5. Zorg voor continuïteit binnen het vrijwilligersteam

  • Teamoverleg:
    • Laat het vrijwilligersteam regelmatig samenkomen om taken en kennis te delen. Hierdoor is de taak minder afhankelijk van één persoon.
  • Back-up systeem:
    • Zorg dat minstens één andere vrijwilliger de taak ook kan uitvoeren als noodoplossing bij uitval.
  • Roterend systeem:
    • Laat vrijwilligersrollen op natuurlijke momenten rouleren, bijvoorbeeld jaarlijks of na een project.

6. Waardeer vertrekkende vrijwilligers

  • Officiële afsluiting:
    • Organiseer een bedankmoment voor de vertrekkende vrijwilliger. Dit motiveert hen om een goede overdracht te doen en stimuleert anderen om een rol op zich te nemen.
  • Feedback vragen:
    • Vraag de vertrekkende vrijwilliger wat beter kan binnen de taak en in de ondersteuning. Gebruik dit om processen te verbeteren.

7. Structurele aanpak binnen de vereniging

  • Vrijwilligersbeleid:
    • Neem duidelijke richtlijnen op over overdrachten in het vrijwilligersbeleid.
  • Vaste mandaten en opvolgingsmomenten:
    • Zorg dat mandaten eindigen met een evaluatie en geplande overdracht.
  • Overdrachtsverantwoordelijke:
    • Stel binnen het vrijwilligersteam iemand aan die zorgt dat overdrachten vlot verlopen.

Voorbeeld van een overdrachtsproces

  1. Voor vertrek van de vrijwilliger:
    • Documentatie updaten.
    • Overdrachtsgesprek plannen.
    • Nieuwe vrijwilliger werven.
  2. Tijdens de overdracht:
    • Persoonlijk overleg.
    • Logboek en handleiding doorgeven.
    • Toegang tot tools en documenten regelen.
  3. Na de overdracht:
    • Nieuwe vrijwilliger evalueren en ondersteunen.
    • Feedback van de nieuwe vrijwilliger verzamelen over de taak en het overdrachtsproces.

Met deze aanpak wordt continuïteit gewaarborgd en kunnen nieuwe vrijwilligers soepel starten. 

 

 

De ideale structuur van een vrijwilligersteam is een balans tussen duidelijkheid en flexibiliteit. Dit betekent dat het team goed georganiseerd is, maar ook ruimte biedt voor eigen inbreng en aanpassingen. Hier is een overzicht van de kenmerken van een ideale structuur, en de valkuilen van een te losse of te strikte structuur:

1. Ideale structuur van een vrijwilligersteam

  1. Kernrollen en duidelijke verantwoordelijkheden:

    • Elke teamlid heeft een specifieke taak en rol, bijvoorbeeld:
      • Coördinator: Overzicht bewaren en communicatie met het bestuur verzorgen.
      • Wervingsverantwoordelijke: Vrijwilligers zoeken en benaderen.
      • Begeleider/Opleider: Nieuwe vrijwilligers inwerken en ondersteunen.
      • Evenementenverantwoordelijke: Organisatie van projecten en evenementen.
      • Administratief verantwoordelijke: Vrijwilligerslijst, documenten en planningen beheren.
    • Rollen moeten elkaar aanvullen zonder overlap.

  2. Flexibele werkstructuur:

    • Taken zijn verdeeld, maar er is ruimte voor samenwerking en het oppakken van elkaars werk bij nood.

  3. Regelmatig overleg:

    • Plan maandelijkse of tweemaandelijkse vergaderingen om voortgang te bespreken, problemen op te lossen en ideeën te delen.

  4. Duidelijke communicatie:

    • Gebruik vaste communicatiekanalen, zoals een groepsapp, e-mail, of een digitaal platform (zoals Slack of Trello).

  5. Inclusiviteit en openheid:

    • Geef alle teamleden inspraak in beslissingen en ruimte om ideeën te delen.

2. Kenmerken van een te losse structuur

  • Gebrek aan duidelijkheid:
    • Rollen en taken zijn onduidelijk, waardoor mensen niet weten wat er van hen verwacht wordt.
  • Gebrekkige opvolging:
    • Taken blijven liggen omdat er geen verantwoordelijkheidsgevoel is.
  • Gebrek aan communicatie:
    • Teamleden werken langs elkaar heen zonder overzicht of gezamenlijke focus.
  • Ad-hoc beslissingen:
    • Plannen worden steeds op het laatste moment gemaakt, wat inefficiëntie veroorzaakt.
  • Frustratie en uitval:
    • Mensen haken af omdat ze het gevoel hebben dat het team niet goed georganiseerd is.

3. Kenmerken van een te strikte structuur

  • Weinig flexibiliteit:
    • Vrijwilligers hebben te weinig ruimte om taken op hun eigen manier uit te voeren of ideeën aan te dragen.
  • Hoge werkdruk:
    • Rollen zijn zo strikt dat vrijwilligers zich verantwoordelijk voelen voor alles binnen hun takenpakket, zonder steun van anderen.
  • Moeizame besluitvorming:
    • Te veel regels en protocollen vertragen de uitvoering van ideeën.
  • Afname van motivatie:
    • Vrijwilligers kunnen zich gecontroleerd of beperkt voelen, wat ten koste gaat van hun betrokkenheid en enthousiasme.
  • Weinig ruimte voor creativiteit:
    • Nieuwe ideeën en initiatieven krijgen geen kans door de starre structuur.

4. Hoe balans vinden tussen los en strikt?

  • Duidelijkheid zonder rigiditeit:
    • Stel een taakomschrijving en doelen vast voor elke rol, maar sta toe dat vrijwilligers zelf invullen hoe ze die bereiken.
  • Samenwerking bevorderen:
    • Moedig teamleden aan om samen te werken en elkaar te ondersteunen bij overlappende of complexe taken.
  • Flexibele rolverdeling:
    • Zorg dat taken kunnen worden aangepast als de beschikbaarheid van vrijwilligers verandert.
  • Open communicatie:
    • Laat ruimte voor informele gesprekken, feedback en nieuwe ideeën.
  • Evaluatie en bijsturing:
    • Plan evaluatiemomenten om te kijken of de structuur goed werkt of dat er aanpassingen nodig zijn.

Samenvatting

Een ideale structuur biedt duidelijke rollen, flexibele samenwerking, en regelmatige communicatie. Een te losse structuur leidt tot chaos en een gebrek aan verantwoordelijkheid, terwijl een te strikte structuur motivatie en creativiteit beperkt. Het vinden van een goede balans is cruciaal om zowel efficiëntie als enthousiasme te waarborgen.

 

Het klaarmaken van jongeren om een taak als vrijwilliger op zich te nemen, vraagt om een gestructureerde en motiverende aanpak. Jongeren hebben vaak behoefte aan begeleiding, inspiratie, en erkenning. Hier is een stapsgewijze aanpak:

Stap 1: Creëer interesse en betrokkenheid

  1. Introduceer vrijwilligerswerk op jonge leeftijd:

    • Laat jongeren al tijdens sportactiviteiten of clubbijeenkomsten kennismaken met kleine, leuke taken (bv. helpen met het klaarzetten van materiaal).
    • Organiseer een informele vrijwilligersdag waarin jongeren kunnen zien hoe vrijwilligers bijdragen aan de club.

  2. Toon de voordelen:

    • Benadruk dat vrijwilligerswerk niet alleen waardevol is voor de club, maar ook vaardigheden ontwikkelt die hen later helpen (bijvoorbeeld leiderschap, teamwork, organiseren).
    • Maak duidelijk dat vrijwilligerswerk leuk en sociaal is, bijvoorbeeld door voorbeelden van succesvolle vrijwilligers te delen.

  3. Wees inspirerend:

    • Nodig jonge rolmodellen uit die zelf vrijwilliger zijn of waren, om hun ervaringen te delen.
    • Geef voorbeelden van jongeren die iets bijzonders hebben bereikt door vrijwilligerswerk.

Stap 2: Start met kleine verantwoordelijkheden

  1. Bied laagdrempelige taken aan:

    • Begin met eenvoudige en tijdsgebonden taken, zoals:
      • Tijdwaarneming bij een wedstrijd.
      • Het uitdelen van flyers.
      • Het klaarzetten van sportmateriaal.
    • Dit helpt jongeren vertrouwen te winnen en te ervaren hoe leuk het is om een bijdrage te leveren.

  2. Werk in teams:

    • Laat jongeren samenwerken met leeftijdsgenoten of een ervaren vrijwilliger. Dit verlaagt de druk en maakt het socialer.

Stap 3: Geef begeleiding en ondersteuning

  1. Stel een mentor aan:

    • Koppel jongeren aan een ervaren vrijwilliger die hen begeleidt en ondersteunt.
    • Een mentor kan hun vragen beantwoorden en hen motiveren.

  2. Zorg voor duidelijke instructies:

    • Geef jongeren een overzichtelijke taakomschrijving en concrete stappenplannen. Dit geeft hen houvast.
    • Maak gebruik van visuele hulpmiddelen, zoals infographics of korte video's, om taken uit te leggen.

  3. Creëer een veilige omgeving:

    • Zorg dat jongeren zich welkom en gewaardeerd voelen.
    • Laat hen weten dat fouten maken oké is en dat ze altijd om hulp kunnen vragen.

Stap 4: Bouw geleidelijk verantwoordelijkheid op

  1. Breid taken langzaam uit:

    • Als een jongere zich comfortabel voelt, geef hen meer uitdagende taken, zoals:
      • Het organiseren van een mini-evenement.
      • Het begeleiden van jongere kinderen tijdens trainingen.
      • Het beheren van een klein project (bv. een materiaalinventarisatie).
    • Dit helpt hen groeien in hun rol zonder overweldigd te raken.

  2. Stimuleer eigen initiatief:

    • Moedig jongeren aan om met eigen ideeën te komen. Dit vergroot hun betrokkenheid en motivatie.

  3. Bied training aan:

    • Organiseer workshops of cursussen, bijvoorbeeld in communicatie, organiseren, of omgaan met kinderen.

Stap 5: Zorg voor erkenning en waardering

  1. Vier successen:

    • Bedank jongeren publiekelijk voor hun inzet, bijvoorbeeld in een nieuwsbrief, op sociale media, of tijdens clubbijeenkomsten.
    • Organiseer een jaarlijks vrijwilligersbedankfeest waar ook jongeren geëerd worden.

  2. Geef kleine beloningen:

    • Bied symbolische beloningen, zoals een certificaat, een gepersonaliseerde trui, of korting op lidgeld.
    • Maak een "Wall of Fame" voor vrijwilligers in de club.

  3. Benadruk groei:

    • Laat jongeren zien welke vaardigheden ze hebben ontwikkeld en hoe ze die kunnen gebruiken in hun persoonlijke en professionele leven.

Stap 6: Stimuleer langdurige betrokkenheid

  1. Creëer groeikansen:

    • Bied jongeren de kans om door te groeien naar meer verantwoordelijke rollen, zoals teamcaptain, jeugdtrainer, of lid van een jeugdraad.
    • Geef hen inspraak in clubbeslissingen of projecten, zodat ze zich echt betrokken voelen.

  2. Houd contact:

    • Blijf ook na een vrijwilligerstaak in gesprek met jongeren. Vraag hoe ze het ervaren hebben en of ze opnieuw willen bijdragen.

  3. Bouw een gemeenschap:

    • Creëer een netwerk van jonge vrijwilligers binnen de club, waar ze ervaringen kunnen delen en elkaar kunnen ondersteunen.

Samenvatting

Het klaarmaken van jongeren voor vrijwilligerswerk is een proces van stimuleren, begeleiden, en waarderen. Start met kleine taken, bied een veilige en ondersteunende omgeving, en laat jongeren geleidelijk meer verantwoordelijkheid nemen. Zorg daarnaast voor erkenning en groeikansen om hun enthousiasme vast te houden.

 

Hier is een voorbeeld van een stappenplan voor een specifieke taak: "Assisteren bij de organisatie van een jeugdtoernooi". Deze taak is ideaal voor jongerenvrijwilligers omdat het overzichtelijk, sociaal, en leerzaam is, en kan worden uitgebreid met hun ervaring.

Doel van de taak

Jongerenvrijwilligers helpen bij de organisatie van een jeugdtoernooi door praktische taken op zich te nemen, zoals het ondersteunen van teams, het begeleiden van wedstrijden, en het organiseren van materiaal.

Stap 1: Voorbereiding

  1. Communiceer de taak duidelijk:

    • Leg uit wat het doel van de taak is en waarom hun inzet belangrijk is.
    • Bespreek de benodigde tijdsinvestering en de verschillende taken:
      • Het klaarmaken van het terrein/zaal.
      • Het begeleiden van een wedstrijd (bv. score bijhouden).
      • Het assisteren bij pauzemomenten (bv. snackuitgifte).

  2. Koppel een mentor:

    • Wijs een ervaren vrijwilliger of organisator aan als aanspreekpunt voor de jongeren.

  3. Verdeel de verantwoordelijkheid:

    • Laat jongeren kiezen welke taken hen aanspreken. Dit vergroot hun betrokkenheid.

  4. Plan een introductiebijeenkomst:

    • Bespreek de planning van het toernooi en leg de taken stap voor stap uit.
    • Maak gebruik van visuele hulpmiddelen (zoals een plattegrond of draaiboek) om het overzichtelijk te maken.

Stap 2: Training en voorbereiding

  1. Korte workshop:

    • Organiseer een praktische sessie van 1-2 uur waarin de jongeren kunnen oefenen:
      • Score bijhouden: Laat ze met een eenvoudige scorekaart werken.
      • Wedstrijdbegleiding: Leg uit hoe ze spelers kunnen motiveren en eerlijk blijven.
      • Probleemoplossing: Bespreek veelvoorkomende situaties, zoals een team dat te laat komt.
    • Maak het interactief en gebruik rollenspellen om scenario’s te oefenen.

  2. Technische voorbereiding:

    • Laat hen helpen met het controleren van materialen (bv. ballen, netten, fluitjes).
    • Laat hen de toernooiruimte mee opstellen, zodat ze de indeling leren kennen.

  3. Testdag:

    • Organiseer een kleine testwedstrijd of simulatie, waarbij jongeren hun rol alvast kunnen oefenen.

Stap 3: Uitvoering van de taak

  1. Begeleiding tijdens het toernooi:

    • Zorg dat de mentor zichtbaar aanwezig is en vragen kan beantwoorden.
    • Geef jongeren een overzichtelijke planning (bijvoorbeeld een tijdschema met hun taken).

  2. Stimuleer teamwork:

    • Moedig jongeren aan om elkaar te ondersteunen bij lastige taken.
    • Creëer kleine teamgroepen (bv. een materiaalteam, een begeleidingsteam) voor sociale interactie.

  3. Monitor voortgang:

    • Controleer regelmatig of de jongeren goed functioneren in hun rol en of ze hulp nodig hebben.

Stap 4: Afronding

  1. Afsluiten van het evenement:

    • Laat jongeren helpen bij het opruimen van materialen en de toernooiruimte.
    • Bedank hen publiekelijk tijdens de afsluiting van het toernooi.

  2. Feedback vragen:

    • Organiseer een korte nabespreking waarin jongeren kunnen vertellen wat goed ging en wat beter kan.
    • Gebruik hun feedback om toekomstige taken te verbeteren.

  3. Waardering tonen:

    • Geef hen een kleine attentie, zoals een certificaat of een leuke gadget.
    • Zet hun bijdrage in de kijker via sociale media of een nieuwsbrief.

Stap 5: Evaluatie en opvolging

  1. Reflectiegesprek:
    • Bespreek met elke jongere individueel wat ze geleerd hebben en of ze in de toekomst meer willen doen.
  2. Creëer vervolgkansen:
    • Bied de jongeren een volgende taak aan die aansluit op hun ervaring, zoals een grotere organisatorische rol bij een volgend evenement.

Resultaat

Door deze aanpak leren jongeren verantwoordelijkheid nemen, samenwerken, en praktische vaardigheden zoals organisatie, communicatie, en probleemoplossing. Tegelijkertijd draagt hun inzet bij aan het succes van het toernooi en aan hun langdurige betrokkenheid bij de vereniging.